Politica de Păstrare a Datelor

1. Principiul limitării păstrării

Conform GDPR Art. 5 alin. (1) lit. (e), datele cu caracter personal trebuie păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate. Media Design S.R.L. aplică activ acest principiu: nicio categorie de date nu este păstrată mai mult decât este necesar și justificat prin cel puțin unul dintre criteriile enumerate în secțiunea 3.

2. Categorii de date și perioadele de păstrare

Tabelul de mai jos prezintă perioadele de păstrare aplicabile principalelor categorii de date prelucrate de Media Design S.R.L.:

Categorie de date	Perioadă de păstrare	Temei
Date cont client (profil, istoricul proiectelor)	Durata contractului + 3 ani după închidere	Prescripție generală Cod Civil Art. 2517
Date facturare (facturi, chitanțe, contracte)	10 ani de la data emiterii	Cod Fiscal Art. 53 + Legea 82/1991
Formulare de contact (mesaje, oferte)	2 ani de la ultima interacțiune	Interes legitim (gestiune relație comercială)
Date newsletter / marketing	Până la retragerea consimțământului	GDPR Art. 6(1)(a) consimțământ
Loguri server (IP, acțiuni, erori)	90 zile	Interes legitim (securitate, depanare)
Cookie-uri de analiză / marketing	Maximum 13 luni	Recomandarea CNIL + Legea 506/2004
Registru audit GDPR (cereri drepturi, breach-uri)	5 ani de la înregistrare	GDPR Art. 30 + principiu responsabilitate

3. Criteriile de determinare a perioadei

Perioada de păstrare pentru fiecare categorie de date este determinată prin evaluarea cumulativă a:

• Necesitate operațională: datele sunt necesare pentru furnizarea serviciului sau gestionarea relației contractuale;
• Obligație legală: o normă juridică impune o perioadă minimă sau maximă de păstrare (Cod Fiscal, Legea 82/1991, legislație fiscală);
• Interes legitim: păstrarea este necesară pentru apărarea sau exercitarea unor drepturi în instanță, prevenirea fraudei sau securitatea sistemelor, cu condiția că interesul prevalează față de drepturile persoanei vizate;
• Consimțământ: pentru prelucrările bazate exclusiv pe consimțământ, perioada coincide cu durata consimțământului acordat.

4. Ștergerea la expirare

La expirarea perioadei de păstrare, datele sunt șterse sau anonimizate prin:

• Ștergere automată (cron job): un proces automatizat rulează săptămânal și identifică înregistrările pentru care perioada de retenție a expirat, ștergând datele din baza de date activă și din sistemele de backup care au depășit perioada de retenție a backup-ului;
• Verificare manuală trimestrială: la fiecare 3 luni, responsabilul cu protecția datelor revizuiește raportul de retenție și confirmă că procesul automat a funcționat corect.

Ștergerea este ireversibilă. Datele șterse nu pot fi recuperate decât din backup-urile care nu au depășit propria perioadă de retenție.

5. Anonimizarea ca alternativă la ștergere

În anumite situații, Media Design S.R.L. poate opta pentru anonimizarea datelor în locul ștergerii, atunci când datele prezintă valoare statistică sau analitică în formă agregată. Datele sunt considerate anonimizate numai dacă re-identificarea individului nu este posibilă prin niciun mijloc rezonabil, inclusiv combinarea cu alte date disponibile. Datele anonimizate nu mai constituie date cu caracter personal și nu sunt supuse prezentei politici.

6. Solicitări de ștergere anticipată

Conform GDPR Art. 17, persoana vizată poate solicita ștergerea datelor înainte de expirarea perioadei de retenție. Solicitările se depun prin formularul dedicat. Vom procesa cererea în termen de 30 de zile și vom aplica ștergerea pentru toate datele care nu sunt acoperite de o excepție legală.

7. Excepții de la ștergere

Ștergerea nu poate fi aplicată în următoarele situații:

• Obligații legale: datele de facturare, contractele și documentele fiscale trebuie păstrate conform legii chiar dacă persoana solicită ștergerea;
• Apărare juridică: datele necesare pentru formularea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță pot fi reținute pe durata litigiului + 1 an;
• Interes public: în situații excepționale prevăzute de lege (anchetă penală, proceduri administrative).

În orice caz de refuz parțial sau total al unei cereri de ștergere, vă vom informa în scris despre motivele refuzului și despre dreptul de a depune o plângere la ANSPDCP.

8. Date arhivate vs. date active

Datele care au depășit perioada de utilizare activă, dar care nu pot fi încă șterse (de exemplu, facturare în perioada de 10 ani), sunt mutate în arhivă restricționată unde:

• accesul este limitat la persoanele cu rol de administrator și doar pe baza justificării documentate a accesului;
• datele nu sunt utilizate pentru nicio prelucrare activă (analiză, marketing, profilare);
• orice acces este înregistrat în audit trail.

9. Contact

Pentru întrebări sau solicitări legate de prezenta politică:

• Email: contact@mediadesignro.ro
• Telefon: +40 744 933 131
• Adresă poștală: MEDIA DESIGN S.R.L., Str. Lt. Col. Pretorian Nr. 3, Bl. N116, Sc. A, Ap. 7, Zalău, jud. Sălaj, cod 450131

Ultima actualizare: 1 iunie 2026.